Документы по аттестации срок хранения

Сроки хранения кадровых документов

Документы по аттестации срок хранения

В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.

Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.

Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.

Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Законодательство

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.

Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций.

Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.

То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

  • Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  • Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов.

Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.

Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.

Сроки хранения

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:

Наименование документа Срок хранение 
Коллективные договорыдо ликвидации
Правила трудового распорядкадо ликвидации
Положения об оплате трудовой деятельностидо ликвидации
Положения об аттестациидо ликвидации
Протоколы аттестационных комиссийпятнадцать лет
Положения о системах обучениядо ликвидации
Учётные журналы для трудовых книгпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приходно-расходная документацияпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приказы по основной деятельностидо ликвидации
Учётные журналы документовдо ликвидации
Книги для регистрации командировочных удостоверенийпять лет
Учётные книги приказоввсё время хранения этих приказов
Штатные расписанияпять лет
Отпускные графикиодин год
Трудовые договорысемьдесят пять лет
Приказы о приёме на вакантные местасемьдесят пять лет
Трудовые книгипятьдесят лет
Личные карточкисемьдесят пять лет
Анкетысемьдесят пять лет
Личные деласемьдесят пять лет
Приказы о переводахсемьдесят пять лет
Приказы об увольненияхсемьдесят пять лет
Приказы о предоставлении отпусковпять лет
Табели рабочего временисемьдесят пять лет
Договоры о материальной ответственностипять лет
Графики сменпять лет
Списки персонала, занятого вредным трудомсемьдесят пять лет
Списки льготников (по уходу на пенсию)пятьдесят лет
Инструкции по безопасностивсё время
Положения о защите персональных данныхдо ликвидации

Условия для хранения

Работодатель обязан обеспечить следующие условия:

Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.

Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).

Ответственность за нарушения хранения документации

В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.

КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:

  • для лиц, занимающих руководящие должности до 500 рублей;
  • для остальных работников до 300 рублей.

Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):

  • лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
  • юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/srok-xraneniya-kadrovyx-dokumentov.html

Сроки хранения документов ИП с 2020 года

Документы по аттестации срок хранения

Для чего нужен архив? Основные функции архива – это хранить документы. Архив это история учета деятельности индивидуального предпринимателя отображенная на бумаге или цифровых документах. Необходим для подтверждения истории документооборота, но главное фактов подтверждающих произошедшие события того времени. А факт, как говориться вещь упрямая.

В инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019 г. подробный и внушительный список сроков хранения всех документов. Для ИП в этой статье будет интересно только пункты связанные с его предпринимательской деятельностью и кадровым учетом. Образно можно разделить на три категории.

К первой относиться налоговая отчетность индивидуального предпринимателя

Налоговый учёт — это система обобщения данных первичных документов для определения налоговой базы по налогу на основе правил бухгалтерской отчетности, предусмотренным налоговым законодательством.

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним – 5 лет;

Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов – 5 лет;

Счета-фактуры – 5 лет;

Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников – 5 лет;

Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС – 5 лет;

Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом – 5 лет;

Книги учета доходов и расходов – КУДиР (УСН, Общая) – 5 лет;

Документы переписки, акты, возражения, заявления и другие документы о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов – 5 лет;

Документы о реструктуризации задолженности по налогам и взносам – 6 лет;

Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников оформленных после 2003 год – 50 лет, ранее – 75 лет;

Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ с лицевыми счетами — 5 лет, отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет;

Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС – 5 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов, в том числе и за себя – 6 лет;

Декларации по налогам – 5 лет;

По последнему пункту есть небольшая рекомендация, а именно хранить декларацию по УСН и Книгу доходов и расходов постоянно. И с Общим так же. А рекомендованный срок в 5 лет, считайте с того момента когда закроете статус индивидуального предпринимателя. И очень пригодиться, когда придет время оформлять пенсию в качестве подтверждения статуса ИП.

К второй относиться бухгалтерская отчетность индивидуального предпринимателя

Бухгалтерская отчетность – это информация о финансовом положении предпринимателя на отчётную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчётный период, систематизированная в книгу учета доходов и расходов согласно законодательства.

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (товарные чеки, накладные, квитанции, акты о приеме или выполнении работ или услуг, документы по имуществу) в общем все документы вашей предпринимательской деятельности хранящиеся в папке РАСХОДЫ – 5 лет;

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) – 5 лет;

Документы внутренней политики ИП (приказы, инструкции, стандарты, рабочие планы и пр. документы – 5 лет;

Документы по учету материальных ценностей (акты, справки и др.) отражение недостач, растрат и прочего движения товарных ценностей – 5 лет;

К третьей относиться кадровый учет и отчетность индивидуального предпринимателя

Кадровый учет — это комплекс мер и процессов, связанных трудовыми отношениями между работодателем и работником, обеспечивающих документирование и организацию работы, управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчеты заработной платы.

Документы по личному составу ИП – 50/75 лет;

Коллективные договоры при наличии – 50/75 лет;

Личные документы работников (трудовая книжка, дипломы и др.), все что хранилось в Деле – 50/75 лет;

Документы о премировании – 5 лет;

Приказы о кадровых перемещениях – 50/75 лет;

Личные карточки работников Т-2 – 50/75 лет;

Документы о дисциплинарных взысканиях, и документы послужившие основанием для их вынесения (на случай оспаривания правомерности взыскания) – 3 года;

Заявки о потребности сотрудников, в т.ч. и иностранных, если вели официальный набор в популярных сервисах по поиску работы- 1 год;

Все документы по охране труда, техники безопасности, аттестации рабочих мест – 5 лет;

Карточки учета, книги учета, ведомости и другие журналы и документы с подписью работников – 5 лет;

Документы учета аварий, травм и несчастных случаев (заключения, акты, протоколы) – 45 лет;

Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, справок о зарплате, месте работы и всех других документов – 5 лет;

Кадровый учет – это вид учета связанный с людьми, поэтому если у вас какой-то документы или бумажка вызывает сомнение сроках сохранности или хранения, положитесь на минимально рекомендованный срока хранения кадровых документов – 5 лет.

Нарушение правил хранения документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан в размере от 100 до 300 рублей;
  • на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

Применяемые санкции по мнению чиновников не обеспечивали ответственное исполнение руководителями юридических лиц и должностными лицами обязанностей по сохранению и использованию архивных документов, поэтому было принято решение об ужесточении ответственности за нарушение правил хранения архивных документов и приняты соответствующие изменения в КоАП статью 13.20.

Теперь несоблюдение правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов повлечет предупреждение или штраф в следующем размере:

  • от 1 000 до 3 000 руб. — для граждан;
  • от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц;

Напомним, что индивидуального предпринимателя на основании законодательства могут признать должностным лицом и начислить штраф в размере 5 000 руб.

Источник: Приказ Росархива N 236 от 20.12.2019 г. Вступил в силу с 2020 года. ФЗ от 22.06.2007 N 116-ФЗ.

Еще новости на сайте “Путеводитель индивидуального предпринимателя”!

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые публикации!

Фото личного архива автора

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e7c7e3c95cdd24869d3736c/sroki-hraneniia-dokumentov-ip-s-2020-goda-5f8582918e35355ad1968c11

Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Документы по аттестации срок хранения

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10000 руб.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документации по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела.

На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу, например на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве.

По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года.

Несмотря на то что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — в некоторых случаях 300 000 руб.

Источник: https://clubtk.ru/nomenklatura-del--sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: